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Comment aborder les institutions de financement?

April 6th, 2010

Il faut admettre que les difficultés éprouvées par plusieurs ONG et associations africaines pour accéder aux organismes de financement sont dues au fait qu’elles ne maîtrisent pas les méthodes pour aborder ces bailleurs. Nous avons expliqué comment il est important de concevoir un bon projet. Ensuite nous avons vu plus haut dans ce chapitre, comment identifier les partenaires financiers. Il reste maintenant à trouver les moyens d’établir avec ces derniers des contacts qui conduisent à l’établissement d’un partenariat qui passe par un premier financement. Nous avons choisi de vous proposer quelques techniques utilisées par des organisations en occident pour lever des fonds. Utilisées avec tact et professionnalisme, ces méthodes marchent aussi en Afrique.

A. Appâter les partenaires financiers

Avant d’aborder une institution de financement avec un projet, il est toujours bon que celle-ci ait été informée de l’existence de votre organisation et de ses activités. Deux moyens peuvent être utilisés pour établir ce contact préalable.

1. Les newsletters

Les newsletters ou bulletins d’information sont un moyen efficace pour sensibiliser les financiers sur les activités de votre organisation. Elles informent sur quelles types d’action vous menez, en direction de quel groupe cible, suivant quelle stratégie et avec quel résultat. Il suffit d’ajouter à vos mailing lists, les adresses mail d’un chargé de programme ou du directeur d’une agence. La newsletter peut être imprimée ou distribuée sous forme électronique par e-mail.

Il est bien entendu que cette méthode ne marche bien que si le contenu de votre newsletter est bon. Vous devez clairement dire ce que vous avez réalisé, les avancements de vos programmes, les impacts réels de vos activités, votre planification pour le futur, etc…

Vous pouvez contacter une institution pour vous renseigner sur la personne la mieux indiquée pour recevoir vos newsletters.

Pour éviter que vos messages ne soient considérés comme des spams et traités comme tels, il est conseillé d’envoyer à votre ‘’interlocuteur’’ une lettre l’informant de l’envoi de vos bulletins.

Si votre newsletter est destinée essentiellement à vos partenaires financiers – ce qui peut être fort utile – nous vous recommandons d’y intégrer ces informations utiles :

• Des images de votre équipe à l’œuvre, en train de travailler sur un de vos projets. Ces photos à la première page peuvent produire un effet positif.
• Des nouvelles sur vos réalisations actuelles et passées.
• Des reportages sur des subventions récemment obtenues.
• Images des bénéficiaires de vos activités.

2. Les événements

On peut organiser un événement dans le cadre de son organisation et y inviter des bailleurs potentiels. Cela peut être un cocktail au domicile d’un responsable de votre association, ou une conférence donnée sur un sujet relatif à votre programme, ou encore une manifestation de charité à l’endroit de vos bénéficiaires. Si ces événements sont payants, certains responsables d’institution de financement peuvent hésiter à y participer si vous leur envoyer des tickets gratuitement. L’événement ne doit pas coûter trop cher ; ce serait un mauvais message envoyé aux invités. N’oubliez pas que ces événements sont l’occasion de distribuer des publications sur votre organisation.

B. Prendre le pouls des bailleurs

Nous allons voir ici pourquoi et comment écrire une lettre de demande d’information, quand et comment faire un appel téléphonique de demande d’information et comment négocier une rencontre avec un partenaire financier potentiel.

1. Lettre de demande d’information

Il est normal d’écrire à une institution de financement, dans le but d’établir le contact pour un partenariat futur. Les fondations et autres ambassades ou bureaux de coopération préfèrent avoir affaire avec des organisations qu’ils ont appris à connaître. Mais les questions qui se posent sont : quel est le contenu de la lettre de demande d’information et à qui est-elle adressée ?

La lettre d’information se situe entre la demande de renseignement sur le guide de présentation de projet et le projet lui-même. Dans la lettre, vous avez besoin de décrire votre projet suffisamment pour que le financier vous donne les informations dont vous avez besoin, mais vous évitez de le faire paraître clairement.

Ainsi la lettre d’information doit comprendre :

• Une référence à un contact préalable : newsletter, rencontres, échanges…
• Une demande d’information sur les programmes de l’agence de financement,
• Une description de votre projet et le lien existant entrer ce dernier et les intérêts de l’agence donatrice.
• La liste des membres de votre conseil d’administration (si celui comporte des personnes de référence que le bailleur pourrait reconnaître).
• Les coordonnées de votre organisation.

Une lettre d’information ne doit pas comprendre :

• Une demande de financement.
• Un budget.
• Un rapport annuel.

La lettre peut être adressée soit au premier responsable de la fondation ou de l’agence, soit au chargé de programme. L’essentiel c’est de respecter le parallélisme des formes. Si c’est le directeur exécutif de l’ONG qui écrit, il est conseillé que la lettre soit adressée au chargé de programme. Par contre le Président du conseil d’administration signerait une lettre qui est adressée au directeur de l’agence de financement.

2. Les appels téléphoniques

Vous pouvez téléphoner à un organisme pour prendre des renseignements sur ses programmes. Ce qui est recommandé c’est de respecter les formes et les protocoles en sachant qui appeler au sein d’une institution pour ne pas commettre d’erreur.

Assurez-vous avant d’appeler d’avoir à porter des yeux les points essentiels sur lesquels vous souhaitez intervenir. Bien que ce soit vous qui prenez l’initiative du coup de fil, c’est l’autre personne au bout du fil – un chargé de programme d’ordinaire – qui vous posera des questions sur votre organisation et vos projets. Montrez-vous courtois et soyez professionnels dans toutes vos interventions. Prenez note des points que vous aborder avec la personne, vous en aurez besoin plus tard.

Si le but de votre appel est d’arranger un rendez-vous, posez le problème clairement avant d’entamer des questions relatives à votre projet. Si vous avez précédemment envoyé des bulletins d’information ou toute autre publication, demandez si votre interlocuteur les a reçus et quelles sont ses impressions là-dessus. Si l’appel fait suite à une lettre de renseignement, allez droit au but en posant la question.

Les appels téléphoniques sont strictement déconseillés en cas d’un appel à propositions. Si le bailleur a publié une telle annonce, même si ce n’est pas précisé, vous ne devez en aucun cas téléphoner. Toutefois il n’est pas interdit d’appeler pour demander un complément d’information au sujet d’un appel à proposition, si ceci n’a aucun caractère favorisant.

3. Réunion d’information

Solliciter un rendez-vous pour parler d’un projet qu’on souhaiterait soumettre à une agence donatrice est chose normale. Mais il n’est pas évident que l’on réponde toujours favorablement à votre demande de rendez-vous. Car les bailleurs reçoivent beaucoup de proposition et les chargés de programme sont souvent occupés.

Les recommandations données plus haut concernant les appels téléphoniques sont également valables pour les réunions d’information. Il faut se préparer à discuter des points importants pour lesquels on a sollicité le rendez-vous.

Il en est de même si c’est le bailleur qui demande à vous rencontrer. Saisissez l’occasion pour faire bonne impression. Il y a des fondations qui décident parfois de leur propre chef d’apporter un soutien financier à une organisation dont elles apprécient le travail. En allant à un tel rendez-vous, soyez prêt à parler de votre organisation, ses besoins spécifiques, ses résultats, les attentes de vos bénéficiaires, etc…

Voici quelques conseils pratiques pour réussir vos rencontres d’information avec les bailleurs.

• Vous êtes là pour défendre une organisation qui a des idées et une manière de faire.
• Vous êtes là aussi pour donner des informations autant que pour en recevoir.
• Soyez précis et concis. Abordez un point à la fois.
• Si vous êtes venu avec des matériels de votre organisation comme des rapports ou d’autres publications, ne les donnez pas au début. Cela risque de distraire vos interlocuteurs. Présentez-leur ces documents à la fin, au moment de les quitter.
• Si vous avez reçu par le passé une subvention de ce partenaire, donnez des nouvelles sur ce qui a été fait et des effets présents. Ne vous étendez pas trop dessus, sauf si votre projet actuel est une continuité du précédent.
• L’idéal est de ne pas avoir de notes devant soi à regarder durant l’entretien ; car il faut paraître le plus naturel possible. Mais si vous n’êtes pas sûr de vous rappeler les principaux points à aborder, alors servez-vous de vos notes.
• Prenez notes lorsque votre interlocuteur parle. Ceci démontre votre intérêt pour ce qu’il dit.
• Posez des questions sur des aspects du programme du bailleur que vous voulez mieux comprendre.
• Le lendemain de l’entretien, envoyez une lettre au bailleur le remerciant de vous avoir donné cette opportunité. Rappelez dans cette lettre les points forts dont vous avez discuté et éventuellement ceux que vous n’avez pu aborder.

Bien gérer vos relations

Vous avez remarqué combien il est difficile d’attirer l’attention des partenaires financiers et d’obtenir leur appui pour vos projets. Une ONG qui veut se développer doit bien manager ses contacts afin de pouvoir en tirer meilleur profit. Votre collaboration avec un donateur potentiel doit faire l’objet d’un dossier que vous actualiserez chaque fois que nécessaire. Il existe aujourd’hui des logiciels qui permettent de gérer vos contacts : téléphone, mail, rencontres… En plus il est important de faire le suivi de tout contact que vous avez eu avec une institution de financement. Même si le contact n’a pas débouché sur l’octroi d’un financement à votre ONG, maintenir le contact pourrait préparer le terrain pour une future collaboration.

Cet article est extrait du livre, Guide Pratique du Porteur de Projet en Afrique.

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