Il y a quelques mois, le responsable d’une ONG au Burundi s’est vu proposer une offre pour bénéficier d’une subvention importante. Il lui a été demandé de fournir certains documents et d’effectuer un déplacement dans une capitale ouest-africaine pour recevoir le don. L’intéressé a engagé plus de 3000 dollars de dépenses dans ces formalités, avant de commencer à douter du sérieux de ses interlocuteurs. Il m’en parla tardivement, et je l’ai dissuadé de continuer à traiter avec les escrocs qui opéraient sous le couvert d’une fausse fondation internationale.

D’autres responsables d’organisations de la société civile ont témoigné avoir été contactés pour des offres pareilles: séminaires dans un pays étranger, legs de fortune d’un richissime défunt dont l’héritier ne pourrait accéder directement, financement de prétendus bailleurs de fonds voire des loteries qu’on vous annonce d’avoir gagnées alors même que vous n’avez jamais joué. Certains faussaires utilisent même les noms d’institutions prestigieuses bien connues: telles que Bill & Melinda Gates, Coca Cola Foundation ou d’autres.

Face aux victimes sans cesse en nombre croissant de ces actes criminels, les autorités de certains pays ont pris des mesures. Il s’agit de combattre la cyber-criminalité. Des lois sont votées, des policiers sont formés et des coopérations se mettent en place entre les pays pour lutter contre le phénomène. Ces efforts timides tardent pourtant à produire de résultat.

Il est malheureux de voir des acteurs non étatiques qui se battent déjà dans des conditions difficiles pour réaliser leur projet, succomber aux offres alléchantes de ces escrocs internationaux. Le seul remède contre le phénomène, c’est la vigilance. Vous ne pouvez pas vous réveiller un matin pour apprendre que vous êtes bénéficiaires de millions de dollars. Il existe une seule procédure pour bénéficier de financement quand on travaille dans les ONG/Associations: soumettre une requête à un organisme de financement bien identifié, développer un partenariat, négocier le financement et réaliser son projet en rendant compte au donateur selon les règles bien connues. Réussir dans le non profit demande beaucoup de travail qui crée la crédibilité de votre organisation et vous permet à terme de mettre en place un réseau de donateurs.

Les cyber-criminels ont plus d’un tours pour abuser des internautes. Ils font tout pour créer la confiance avant de commencer à appâter leurs proies. Si vous entrez en matière avec eux et qu’ils vous demandent de payer des frais, quel qu’en soit le montant, faites attention. Aucun bienfaiteur ou donateur ne vous demandera de payer quoi que ce soit pour bénéficier de son soutien.

Il faut donc arrêter de rêver et croire à ces  facilités, quelle que soit votre foi en Dieu. Dès que vous découvrez ces messages inopinés de personnes ou d’organisations inconnues, avec l’air de grands bienfaiteurs, il faut les ignorer ou les supprimer. Sans vouloir vous donner des leçons, je vous conseillerais à garder les yeux bien ouverts et à ne récolter que ce que vous avez semé. L’internet nous rend d’énormes service pour communiquer avec nos proches et nos partenaires et trouver des informations très utiles pour notre travail. Mais c’est aussi un endroit où pullulent des gens de mauvaise foi, prêts à tout pour vous dépouiller.

D.K.A (Africa Label Group S.A)

Le système de certification ALG Ratings a été conçu après plusieurs années d’observation et d’analyse des secteurs concernés. Il s’adresse aux acteurs clé du développement et de la gouvernance locale, les organismes publics ou privés qui interviennent directement auprès de la population.

L’approche est basée sur le Système de Management de la Qualité ISO 9001.

C’est la première fois qu’on voit une telle initiative en Afrique francophone. Il s’agit à n’en point douter d’un précieux outil au service des ONG en Afrique. En effet, les rapports entre les organisations de base et les donateurs internationaux sont souvent empreints de suspicion de mauvaise gestion. L’intervention d’une agence indépendante pour noter et certifier ces ONG et association offre un gage de crédibilité. L’évaluation externe au moyen d’un référentiel respectant les standards internationaux pourrait aider les ONG à améliorer leur système de gestion.

La démarche consiste pour une organisation de solliciter la notation par ALG Ratings. L’agence engage alors la procédure qui l’amènera à étudier les documents de l’organisation, à réaliser une enquête de terrain puis à entamer la notation sur la base d’une échelle définie à cet effet.

ALG Ratings propose une démarche qui évalue les aspects suivant de l’organisation:

• Le fonctionnement des organes de direction et de contrôle,
• La participation des bénéficiaires,
• L’allocation des ressources financières,
• Le développement institutionnel,
• Le suivi évaluation,
• La redevabilité,
• La transparence.

Africa Label prévoit de présenter prochainement cet outil dans plusieurs capitales africaines où elle dispose d’une représentation ou du staff.

Plus d’information sur ALG Ratings.

A. Appâter les partenaires financiers

Avant d’aborder une institution de financement avec un projet, il est toujours bon que celle-ci ait été informée de l’existence de votre organisation et de ses activités. Deux moyens peuvent être utilisés pour établir ce contact préalable.

1. Les newsletters

Les newsletters ou bulletins d’information sont un moyen efficace pour sensibiliser les financiers sur les activités de votre organisation. Elles informent sur quelles types d’action vous menez, en direction de quel groupe cible, suivant quelle stratégie et avec quel résultat. Il suffit d’ajouter à vos mailing lists, les adresses mail d’un chargé de programme ou du directeur d’une agence. La newsletter peut être imprimée ou distribuée sous forme électronique par e-mail.

Il est bien entendu que cette méthode ne marche bien que si le contenu de votre newsletter est bon. Vous devez clairement dire ce que vous avez réalisé, les avancements de vos programmes, les impacts réels de vos activités, votre planification pour le futur, etc…

Vous pouvez contacter une institution pour vous renseigner sur la personne la mieux indiquée pour recevoir vos newsletters.

Pour éviter que vos messages ne soient considérés comme des spams et traités comme tels, il est conseillé d’envoyer à votre ‘’interlocuteur’’ une lettre l’informant de l’envoi de vos bulletins.

Si votre newsletter est destinée essentiellement à vos partenaires financiers – ce qui peut être fort utile – nous vous recommandons d’y intégrer ces informations utiles :

• Des images de votre équipe à l’œuvre, en train de travailler sur un de vos projets. Ces photos à la première page peuvent produire un effet positif.
• Des nouvelles sur vos réalisations actuelles et passées.
• Des reportages sur des subventions récemment obtenues.
• Images des bénéficiaires de vos activités.

2. Les événements

On peut organiser un événement dans le cadre de son organisation et y inviter des bailleurs potentiels. Cela peut être un cocktail au domicile d’un responsable de votre association, ou une conférence donnée sur un sujet relatif à votre programme, ou encore une manifestation de charité à l’endroit de vos bénéficiaires. Si ces événements sont payants, certains responsables d’institution de financement peuvent hésiter à y participer si vous leur envoyer des tickets gratuitement. L’événement ne doit pas coûter trop cher ; ce serait un mauvais message envoyé aux invités. N’oubliez pas que ces événements sont l’occasion de distribuer des publications sur votre organisation.

B. Prendre le pouls des bailleurs

Nous allons voir ici pourquoi et comment écrire une lettre de demande d’information, quand et comment faire un appel téléphonique de demande d’information et comment négocier une rencontre avec un partenaire financier potentiel.

1. Lettre de demande d’information

Il est normal d’écrire à une institution de financement, dans le but d’établir le contact pour un partenariat futur. Les fondations et autres ambassades ou bureaux de coopération préfèrent avoir affaire avec des organisations qu’ils ont appris à connaître. Mais les questions qui se posent sont : quel est le contenu de la lettre de demande d’information et à qui est-elle adressée ?

La lettre d’information se situe entre la demande de renseignement sur le guide de présentation de projet et le projet lui-même. Dans la lettre, vous avez besoin de décrire votre projet suffisamment pour que le financier vous donne les informations dont vous avez besoin, mais vous évitez de le faire paraître clairement.

Ainsi la lettre d’information doit comprendre :

• Une référence à un contact préalable : newsletter, rencontres, échanges…
• Une demande d’information sur les programmes de l’agence de financement,
• Une description de votre projet et le lien existant entrer ce dernier et les intérêts de l’agence donatrice.
• La liste des membres de votre conseil d’administration (si celui comporte des personnes de référence que le bailleur pourrait reconnaître).
• Les coordonnées de votre organisation.

Une lettre d’information ne doit pas comprendre :

• Une demande de financement.
• Un budget.
• Un rapport annuel.

La lettre peut être adressée soit au premier responsable de la fondation ou de l’agence, soit au chargé de programme. L’essentiel c’est de respecter le parallélisme des formes. Si c’est le directeur exécutif de l’ONG qui écrit, il est conseillé que la lettre soit adressée au chargé de programme. Par contre le Président du conseil d’administration signerait une lettre qui est adressée au directeur de l’agence de financement.

2. Les appels téléphoniques

Vous pouvez téléphoner à un organisme pour prendre des renseignements sur ses programmes. Ce qui est recommandé c’est de respecter les formes et les protocoles en sachant qui appeler au sein d’une institution pour ne pas commettre d’erreur.

Assurez-vous avant d’appeler d’avoir à porter des yeux les points essentiels sur lesquels vous souhaitez intervenir. Bien que ce soit vous qui prenez l’initiative du coup de fil, c’est l’autre personne au bout du fil – un chargé de programme d’ordinaire – qui vous posera des questions sur votre organisation et vos projets. Montrez-vous courtois et soyez professionnels dans toutes vos interventions. Prenez note des points que vous aborder avec la personne, vous en aurez besoin plus tard.

Si le but de votre appel est d’arranger un rendez-vous, posez le problème clairement avant d’entamer des questions relatives à votre projet. Si vous avez précédemment envoyé des bulletins d’information ou toute autre publication, demandez si votre interlocuteur les a reçus et quelles sont ses impressions là-dessus. Si l’appel fait suite à une lettre de renseignement, allez droit au but en posant la question.

Les appels téléphoniques sont strictement déconseillés en cas d’un appel à propositions. Si le bailleur a publié une telle annonce, même si ce n’est pas précisé, vous ne devez en aucun cas téléphoner. Toutefois il n’est pas interdit d’appeler pour demander un complément d’information au sujet d’un appel à proposition, si ceci n’a aucun caractère favorisant.

3. Réunion d’information

Solliciter un rendez-vous pour parler d’un projet qu’on souhaiterait soumettre à une agence donatrice est chose normale. Mais il n’est pas évident que l’on réponde toujours favorablement à votre demande de rendez-vous. Car les bailleurs reçoivent beaucoup de proposition et les chargés de programme sont souvent occupés.

Les recommandations données plus haut concernant les appels téléphoniques sont également valables pour les réunions d’information. Il faut se préparer à discuter des points importants pour lesquels on a sollicité le rendez-vous.

Il en est de même si c’est le bailleur qui demande à vous rencontrer. Saisissez l’occasion pour faire bonne impression. Il y a des fondations qui décident parfois de leur propre chef d’apporter un soutien financier à une organisation dont elles apprécient le travail. En allant à un tel rendez-vous, soyez prêt à parler de votre organisation, ses besoins spécifiques, ses résultats, les attentes de vos bénéficiaires, etc…

Voici quelques conseils pratiques pour réussir vos rencontres d’information avec les bailleurs.

• Vous êtes là pour défendre une organisation qui a des idées et une manière de faire.
• Vous êtes là aussi pour donner des informations autant que pour en recevoir.
• Soyez précis et concis. Abordez un point à la fois.
• Si vous êtes venu avec des matériels de votre organisation comme des rapports ou d’autres publications, ne les donnez pas au début. Cela risque de distraire vos interlocuteurs. Présentez-leur ces documents à la fin, au moment de les quitter.
• Si vous avez reçu par le passé une subvention de ce partenaire, donnez des nouvelles sur ce qui a été fait et des effets présents. Ne vous étendez pas trop dessus, sauf si votre projet actuel est une continuité du précédent.
• L’idéal est de ne pas avoir de notes devant soi à regarder durant l’entretien ; car il faut paraître le plus naturel possible. Mais si vous n’êtes pas sûr de vous rappeler les principaux points à aborder, alors servez-vous de vos notes.
• Prenez notes lorsque votre interlocuteur parle. Ceci démontre votre intérêt pour ce qu’il dit.
• Posez des questions sur des aspects du programme du bailleur que vous voulez mieux comprendre.
• Le lendemain de l’entretien, envoyez une lettre au bailleur le remerciant de vous avoir donné cette opportunité. Rappelez dans cette lettre les points forts dont vous avez discuté et éventuellement ceux que vous n’avez pu aborder.

Bien gérer vos relations

Vous avez remarqué combien il est difficile d’attirer l’attention des partenaires financiers et d’obtenir leur appui pour vos projets. Une ONG qui veut se développer doit bien manager ses contacts afin de pouvoir en tirer meilleur profit. Votre collaboration avec un donateur potentiel doit faire l’objet d’un dossier que vous actualiserez chaque fois que nécessaire. Il existe aujourd’hui des logiciels qui permettent de gérer vos contacts : téléphone, mail, rencontres… En plus il est important de faire le suivi de tout contact que vous avez eu avec une institution de financement. Même si le contact n’a pas débouché sur l’octroi d’un financement à votre ONG, maintenir le contact pourrait préparer le terrain pour une future collaboration.

Cet article est extrait du livre, Guide Pratique du Porteur de Projet en Afrique.

Un institut américain spécialiste des organisations humanitaires, fait l’évaluation des associations caritatives en vue de  formuler des recommandations à leurs clients fortunés sur où investir leurs dons philanthropiques. Leurs conseils aux organismes de bienfaisance au sujet d’évaluation des résultats incluent les conseils suivants:

- Contentez-vous de ce que vous savez. Ne rendez pas la mesure plus difficile qu’elle doit être. S’en tenir à ce qui vous passionne en tant qu’organisation. Discutez de l’impact que n’importe qui peut comprendre. Vous n’avez pas besoin d’être abstrait et théorique.

- Pensez en termes de changement. Qu’est-ce que votre organisation cherche à changer dans sa communauté, dans la vie des gens, dans les conditions socio-économiques, la politique de soins de santé, l’environnement, etc…? Déterminez quel est le changement que vous cherchez à apporter, et ensuite la manière de mesurer ces changements. Lorsque vous réussissez à changer le statu quo, c’est un résultat … le résultat que vous et vos collègues vouliez réaliser. Assurez-vous de bien le noter.

- Faites-le simplement. Il vaut mieux mesurer un ou deux aspects des résultats de votre programme, qui sont au centre de ce que vous faites, que d’essayer de tout mesurer. Vous risqueriez de vous engager sur trop de pistes sans aucune assurance de succès.

- Demandez-vous: «Et alors?” : Les chiffres seuls ne prouvent rien. Vous pourriez donner une formation professionnelle à 5000 personnes, mais en quoi cela
peut contribuer à améliorer leur vie? Qu’ont fait ces gens-là comme un résultat de ce que vous avez fourni? Combien parmi ces bénéficiaires ont effectivement obtenu un emploi et ont amélioré leur vie à la suite? Suivez vos actions jusqu’à leur aboutissement.

- Collectez des données variées. Ne soyez pas snob avec des chiffres à l’exclusion des faits, ou l’inverse. Valorisez à la fois les données qualitatives et quantitatives. Obtenez les feedbacks des clients et des bénéficiaires. Recueillez des histoires et des témoignages.

- Demandez et redemandez. Découvrez comment vos services fonctionnent en posant la question à la population que vous servez. Recherchez fréquemment, à l’aide d’enquêtes, interviews, et de questions simples posées dans une variété de paramètres. Faites le suivi à des intervalles réguliers pour mesurer les effets à court, moyen et à long termes.

- Cherchez des informations pour au moins trois publics cibles :
Mesurez les résultats tout en gardant à l’esprit vos besoins internes (votre
conseil d’administration, planification à long terme des besoins); vos bailleurs de fonds (organismes de financement et donateurs), et vos parties prenantes en général (les usagers, le public, les bénévoles, les médias). Collectez/Mesurez les résultats qui peuvent être utilisés dans tous ces milieux et avec tous ces publics.

- Mettez en place des systèmes adéquats. Lorsque vous commencez à mesurer
et collecter des données, vous aurez besoin d’un endroit pour recueillir, analyser
et stocker toute ces informations. Mettre en place des feuilles de calcul, concevoir une base de données, ou développer un système en ligne.

- Traitez la mesure comme un investissement. Il vous faudra du temps, du travail et des fonds pour mesurer vos résultats. Mais il sera payant de différentes manières. Il y aura une confiance accrue dans votre organisation et un meilleur financement des projets pour les personnes qui bénéficient de votre travail.

De récentes prévisions de l’OCDE et du FMI disent clairement que l’aide internationale sera sensiblement réduite en raison de la crise financière. En vérité c’est tous les secteurs de la coopération internationale qui seront chamboulés du fait de la crise. L’aide accordée aux Etats aussi bien par le biais de la coopération bilatérale que multilatérale sera réduite. Il ne s’agit uniquement de l’aide budgétaire mais également des financements de programmes exécutés par l’intermédiaire de divers acteurs.

Dans cette situation, vous ne serez pas surpris de constater que les financements accordés aux projets portés par les ONG et associations dans nos différents pays ne seront pas épargnés. Il faut s’attendre à ce que les principaux bailleurs internationaux, les fondations et grandes ONG réduisent leurs financements. Peut-être vivez-vous déjà ces changements?

Les conséquences de la crise financière n’épargnent personne, même les petites associations dans les villages les plus reculés en subissent les effets.

Dave Madiba

La Coordination d’ONGafrique assurera bien entendu la modération, pour éviter les dérapages éventuels.

A vous d’écrire!

La Coordination